Perdre son temps avec le courriel au travail…VRAIMENT ?

Le courriel est désormais devenu le principal outil de communication à l’aide duquel la plupart des entreprises gèrent leurs activités quotidiennes.

En fait, une étude réalisée auprès de 1000 gestionnaires a révélé que 80% des gestionnaires interrogés investissaient plus de 20% de leur journée de travail à gérer le courriel! Pourtant, ces mêmes gestionnaires affirmaient sans hésiter avoir l’impression que l’usage du courriel leur permettait de gagner du temps.

Au cours des dernières années, c’est à ce niveau qu’un réel problème est apparu : l’abondance grandissante du courriel. Un usager est aux prises avec un problème d’abondance de courriel lorsqu’il reçoit quotidiennement plus de 30-40 messages par jour.
Dans le cadre de mes formations, je rencontre régulièrement des cadres, des employés, ou des entrepreneurs qui en reçoivent même davantage, car de l’impression toute simple de gagner du temps en utilisant le courriel, naît une réalité toute autre : celle d’utiliser le courriel à toutes les sauces. Copier des collègues pour tout et pour rien ou encore répondre en utilisant la fonction «réponse à tous» sans que cela soit pertinent ne sont que deux illustrations d’actions plus ou moins superflues, mais pouvant néanmoins avoir pour effet d’engorger inutilement les boîtes de réception. Cela explique aussi que l’on voie régulièrement des gens transmettre des informations non urgentes à un collègue par la voie du courriel, en se disant que celui-ci en prendra connaissance quand il en aura le temps. ERREUR ! Dans la réalité, en comparaison avec la communication orale, l’usage du courriel ne permet un gain de temps réel que dans un nombre très restreint de situations.

Faisons un léger retour en arrière. Rappelons-nous qu’avant le début des années 2000, un très vaste lot d’entreprises ne communiquait pas par courriel. En moins d’une décennie, le courriel est donc passé d’un outil marginal à l’outil de prédilection, devenant même incontournable. Il en résulte une panoplie de problématiques qu’il faut de plus en plus considérer afin d’améliorer les processus de travail et l’efficacité des employés qui oeuvrent dans un bureau. L’élément générant la perte de temps la plus significative provient de l’interruption qu’engendre le courriel lorsqu’il parvient dans la boîte de réception de l’employé.

Une étude d’observation réalisée en milieu de travail a d’ailleurs révélé que 70% des employés réagissent à la réception d’un courriel dans les 6 secondes de la réception, alors que si on s’attarde aux employés réagissant dans les deux minutes de la réception, ce pourcentage grimpe à 85% ! De plus 68% des employés interrogés vérifiaient leurs courriels continuellement. Un employé interrompant une tâche qui nécessite un certain niveau de concentration aura besoin de 5 à 15 minutes afin de retrouver sa concentration et son rythme de travail initiaux. Imaginez donc l’ampleur de la perte potentielle de temps pour un usager recevant 25, 40 ou même 75 courriels dans une journée... Faites le calcul ! Il n’est pas surprenant que les gens aient de la difficulté à faire avancer leurs projets et leurs tâches dans les heures dites « normales ». Bon nombre d’employés utilisent quotidiennement un logiciel de courriel, tel OUTLOOK, sans JAMAIS avoir reçu de formation sur le logiciel, ni même sur l’éthique d’utilisation du courriel, et utilisent donc toutes sortes de méthodes plus ou moins éprouvées. De plus en plus d’entreprises prennent conscience de la nécessité d’agir face à cette situation.

En effet, il existe de la formation et celle-ci est d’un bénéfice indéniable. Cependant, pour procéder à des modifications majeures et en profondeur, un changement de culture est de mise au niveau de l’entreprise et cela doit donc être amorcé au sommet de l’organisation. Il faut également avoir accepté de changer nos habitudes et être prêt à fournir les efforts nécessaires au changement. Ne nous leurrons toutefois pas... Il n’est pas question d’arrêter ou même de diminuer l’utilisation du courriel. Celui-ci s’avère trop utile et déj{ beaucoup trop ancré dans les habitudes des employés. L’objectif consiste plutôt { encourager les employés { MIEUX utiliser le courriel, { l’aide de fonctions peu ou mal connues, bien que très efficaces et déjà disponibles dans le logiciel au moment où vous lisez ces lignes. Le potentiel de gain en productivité est phénoménal et le coût (à part celui de la formation) est absolument nul, puisque vous possédez déjà le logiciel. Il ne s’agit que le rendre davantage performant et d’améliorer VOTRE efficacité, par la même occasion.

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