Un outil pour réussir l’intégration d’un nouvel employé



Le DISC Accélérateur1 est un outil fort utile pour favoriser la communication entre des personnalités de différente nature. Il est aussi utilisé régulièrement lors de processus d’embauche. Or, ce même test peut aussi aider à plusieurs autres aspects de la gestion des ressources humaines. 

Nous vous présentons aujourd’hui la partie #1 de deux articles portant l’utilisation de DISC dans un contexte d’intégration d’un nouvel employé

La clé #1 de l’intégration 

Quel que soit la personnalité de l’employé qu’on s’apprête à intégrer, la règle d’or est de bien définir et communiquer les rôles et les responsabilités qu’il aura à assumer, et ce, dès sa première journée. Ainsi, il comprendra rapidement la nature de son travail et l’étendue de son « mandat ». De plus, si sa description de fonctions inclut les résultats visés et des indices de rendement pour chacun de ceux-ci, l’employé connaîtra précisément ce qui est attendu de lui tant au niveau du savoir-faire que du savoir-être. 

Exemple :

Responsabilité Résultats visés Indices de rendement
Gérer le comité d'amélioration continue
 
  • Préparer les documents nécessaires aux rencontres
  • Les documents sont faciles à consulter et sont complets
  • Organiser les rencontres
  • Comuniquer les dates, les lieux et les autres éléments de logistique aux participants une semaine à l'avance

 
Aussi, ce qui peut grandement aider un nouvel employé à devenir efficace rapidement est de présenter formellement les rôles et les responsabilités des collègues avec lesquels il aura à collaborer. 
 

Finalement, une rencontre de mise au point entre le nouvel employé et le supérieur immédiat aurait avantage à être faite à la fin de la première semaine de travail. Cette rencontre permet de :

  1. Valider la compréhension de ses rôles et responsabilités ou de celles de ses collègues;
  2. Répondre à ses questions concernant ceux-ci;
  3. Vérifier son niveau de confort face à chaque responsabilité;
  4. Identifier les défis à venir;
  5. Outiller l’employé face à ses défis.

Nous verrons au cours des prochains paragraphes comment personnaliser la communication des rôles et des responsabilités et l’approche à préconiser lors de la rencontre de mise au point selon la personnalité présumée du nouvel employé.


Il est à noter que ce qui suit présente des cas « purs ». Puisque la majorité des personnes comportent deux ou trois styles…

 

Comment intégrer  un « Dominant » 

Les Dominants sont des êtres directs, visionnaires et orientés vers l’atteinte des résultats. Aussi, ils ont souvent mauvaise presse pour leur impatience (à atteindre les résultats) et leur manque d’écoute. 

 

Voici donc quelques conseils de base pour communiquer avec un nouvel employé de ce type :

  • Utiliser des phrases épurées et directes;
  • Demeurer formel dans son approche (pas de familiarité)
  • Se concentrer sur le travail/ laisser la complicité se bâtir dans l’action;
  • Ne pas se gêner pour demander des questions directes, par exemple : Compris?
  • Mettre les cartes sur table au fur et à mesure. 

 

Plus spécifiquement…

  •  Le laisser lire sa description de fonctions seul avant de le rencontrer lors de sa première journée de travail. Il pourra ainsi s’approprier l’information à sa propre vitesse, c'est à dire, vite!
  • Immédiatement après qu’il ait terminé sa lecture (et avant qu’il plonge dans l’action), le rencontrer pour lui parler de son poste. Lors de cette rencontre :
    • Présenter d’abord les objectifs organisationnels liés à son poste afin qu’il voit la forêt avant de voir les arbres;
    • Décrire chaque rôle associé à son poste sous forme d’objectif  global;
    • Discuter des indices de rendement avec lui. Démontrer de l’ouverture face à ses suggestions (une façon qu’il se les approprie);
    • Démontrer comment les rôles et les responsabilités de ses collaborateurs sont reliés à l’atteinte de ses propres objectifs.
  • Lors de la rencontre de mise au point, passer à travers les rôles et responsabilités en lui demandant quelles sont les actions qu’il entrevoit réaliser dès la semaine qui suit.

 

Comment intégrer un « influent »

Les Influents sont des êtres communicatifs, qui fonctionnent par « feeling » et qui carburent aux rapports humains. Aussi, ils ont mauvaise presse pour leur difficulté à terminer leurs projets (mais ils sont très forts dans le démarrage de ceux-ci!)

Voici donc quelques conseils de base pour communiquer avec un nouvel employé de ce type :

  • Prendre le temps de « jaser » avec lui. Saisir toutes les chances de faire du pouce sur les bribes de sa vie personnelle qu’il vous partage. Par exemple, s’il vous a déjà parlé de sa passion pour la moto, vous pouvez lui demander s’il en a fait dernièrement;
  • Lui demander comment il perçoit les choses. Par exemple, vous pouvez lui demander comment s’est passé sa matinée jusqu’à présent;
  • Présenter les échéanciers comme des contrats (engagements) de personne à personne.

Plus spécifiquement…

  • Le rencontrer pour parler de son poste dès la première journée; Présenter d’abord ce dernier de façon informelle;
  • Ensuite, lire sa description de fonctions avec lui en faisant référence à ce qui s’est dit informellement auparavant;
  • Au fur et à mesure, parler de chacun des collègues qui il aura à collaborer, autant au niveau humain que par rapport à ce qu’il fait;
  • Présenter les indices de rendement globalement dans un premier temps. Insister sur ce qui est attendu de lui au niveau humain. Par exemple, lui dire qu’on attend à ce qu’il donne le meilleur de lui-même, qu’il livre la marchandise etc. Lui annoncer que les indices de rendement seront vus un par un à la fin de la semaine, lors de la rencontre de mise au point;
  • Lors de la rencontre de mise au point, passer à travers les rôles et responsabilités en lui:
    • Demandant  comment il a vécu sa semaine avec ses collègues;
    • Demandant  comment s’est passé sa semaine avec son travail;
    • Démontrant votre enthousiasme devant le potentiel de son apport à la compagnie si vous êtes satisfait de lui. À contrario, lui donner des mots d’encouragement en lui proposant aussi des pistes d’amélioration. Peut-être un jumelage avec un collègue sénior pourrait être envisagé, par exemple.

 À lire dans le prochain infolettre : comment intégrer un « supportant » et comment intégrer un « conformant ».

 

Natalie-Ann Shorteno, CRHA, M.Sc.

Consultante

Lafond Gestion

1Test de personnalité basé sur les travaux de Carl Jung

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Les caractéristiques du dirigeant fondateur font davantage ressortir les différences entre les petites et les grandes entreprises. En effet, le fondateur d’une petite entreprise est entrepreneur. C’est un être indépendant et orienté vers l’action. Lire la suite